Management Assistent

Functieomschrijving

Ben jij het ervaren organisatietalent dat alles tot in de puntjes regelt en inhoudelijk ook een bijdrage kan leveren aan de dagelijkse werkzaamheden? Geen dag is hetzelfde in deze rol waar jij o.a. de ondersteuning biedt aan een tweetal Management leden. Haal jij energie uit het oppakken van alle voorkomende taken die horen bij het draaien van een business? Lees dan verder, want dan word jij misschien wel onze nieuwe collega!


Wat ga je doen als management assistent?

Als Management Assistant houd jij je bezig met de ondersteuning van 2 Management leden (onze DGA en IT Manager). Jij ontzorgt hun op administratief en organisatorisch gebied door telkens een stap vooruit te denken. Geen dag is hetzelfde, en jij zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt bij en ook voor deze 2 Management leden. Je vindt het leuk en interessant om in en met de business bezig te zijn, en te zorgen dat dit loopt, en inhoudelijk betrokken te zijn. 


Een dynamische omgeving met een veelzijdig pakket

  • Organiseren van vergaderingen, agenda en notulen beheer, bewaken van de voortgang van afspraken en acties. Zorgen voor de benodigde faciliteiten
  • Verzamelen en selecteren van de juiste informatie voor afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten
  • Aanleggen, actualiseren en opschonen van dossiers, daarbij correct omgaan met vertrouwelijke informatie. Belangrijke focusgebied is hierbij het bewaken van ons ISO 27001 informatiebeveiligingsbeleid.
  • Verzamelen van informatie en deze verwerken tot rapportages en presentaties, redigeren van stukken
  • Screenen van (binnenkomende) vragen, e-mail, correspondentie en documenten en deze op verzoek behandelen, voorleggen voor afhandeling aan juiste persoon (en bewaken van de follow up), of proactief oppakken
  • Verzorgen van uitgaande correspondentie op basis van summiere aanwijzingen

En dit alles in en voor onze vier Business units. Je werkt nauw samen met de beide Management leden en de Office Manager.


Wie zijn wij

Bij ShareCompany ontwikkelen we ICT-oplossingen op het gebied van o.a. beleggingsinformatie, interne communicatie, tijdregistratie en toegangscontrole. Dit doen wij met 4 verschillende bedrijven, te weten : BIQH, Atrea, MediaMyne en The Others Online. Wij werken onder andere voor Rabobank, ING Bank, Nationale Nederlanden, Akzo Nobel, Bleckmann, Capgemini en 450 andere Nederlandse ondernemingen en instellingen. Ons werkgebied betreft vaak complexe materie met zeer veel data waarbij ons platform 24/7 foutloos moet functioneren. Ons platform verwerkt meer dan een miljoen berichten per seconde; daar zijn we trots op!


De lat ligt hoog bij ons. Dat vragen klanten van ons en wij van onszelf omdat we gedreven zijn door kwaliteit. De uitdaging is simpel gezegd om complexiteit om te zetten in werkbare en gebruiksvriendelijke systemen waarmee wij waarde toevoegen aan de propositie van onze klanten. En door hun efficiency te verbeteren. Daarom besteden wij veel aandacht aan het gebruiksgemak en de performance van onze systemen en gebruiken wij de nieuwste technologieën.


Hoe we dat doen? Door gedreven en helder te zijn en door alle collega’s zelf verantwoordelijk te maken voor hun resultaten. Maar ook door open naar elkaar toe te zijn, transparant en informeel, waarbij iedereen zichzelf kan zijn. We zijn allemaal anders en daar benutten we de voordelen van. Wij willen dat ShareCompany voor iedereen een veilige haven is waar je je thuis voelt.


Wij bieden

Een dynamische werkomgeving om je capaciteit en talenten in te zetten en verder te ontdekken;

  • Veel afwisseling in je dagelijkse werkzaamheden;
  • Een dynamische werkomgeving met ambitieuze collega’s;
  • Uiteraard goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden
  • Een marktconform salaris en 8% vakantietoeslag
  • Een vast contract na 1 jaar
  • Flexibele werktijden (in afstemming met de 2 Management leden)
  • 27 Vakantiedagen
  • Regeling woon-/werkverkeer
  • Goede pensioenregeling
  • Een SAR regeling (Employee Stock Units)
  • Een laptop
  • Leuke teamsessies, waarbij wij ook jaarlijks naar Italie gaan als team

Vereisten

Jouw profiel

Je bent een ervaren professional die proactief werkt, en zich staande weet te houden in een dynamische omgeving met veel ballen in de lucht. Wij zijn een MKB bedrijf met de bijbehorende dynamiek; geen corporate met gebaande paden en geoliede processen. We willen wel groeien, elk jaar weer iets beter, iets meer.


Je hebt hbo werk- en denkniveau. Doordat je al vele jaren voor meerdere Management leden gewerkt hebt, ken je inmiddels de klappen van de zweep. Het ontzorgen van de mensen voor wie je werkt en het aanbrengen van structuur vind je een belangrijke zaak en is je passie. Je gaat zorgvuldig te werk, bent flexibel, kent de aspecten van het runnen van een business, hebt een servicegerichte houding en iedereen weet dat jij je afspraken nakomt en probleemoplossend werkt.


De ideale kandidaat voldoet aan het volgende pakket met wensen;

  • Uitstekende kennis van Word, Excel, Powerpoint en kennis / affiniteit met de IT wereld zijn een vereiste
  • Bij voorkeur een afgeronde opleiding op hbo niveau, maar in ieder geval hbo werk- en denkniveau
  • Goede communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  • Organiseren en plannen, vooruit denken en werken, proactief
  • Gestructureerd, efficiënt en accuraat
  • Klantgericht en flexibel
  • Integer, in omgang en samenwerking met diverse (interne/externe) stakeholders
  • Het is een grote pré als je kennis en ervaring hebt met ISO 27001
  • Beschikbaar voor minimaal 32 tot 40 uur per week.


Jouw actie

Meer informatie over de functie of de sollicitatieprocedure? Contact dan Jorn Jansen via email: jorn.jansen@sharecompany.nl of via telefoonnummer: +31 (6) 24227486.

Na jouw sollicitatie laten we je zo spoedig mogelijk weten of we een eerste match zien, binnen 2 weken kan je van ons een reactie verwachten.